Guna menghasilkan data yang lengkap, benar, mutakhir dan akurat perlu dilakukan validasi data secara berkala.
Berdasarkan hasil validasi data tanggal 19 September 2016, sistem mendeteksi kuat adanya peserta didik berganda. Definisi dari peserta didik berganda adalah peserta didik yang diidentifikasi sama namun terdaftar lebih dari satu sekolah. Identifikasi tersebut dilihat dari kesamaan ID peserta didik, nama, tanggal lahir, nama ibu kandung, nama ayah, dan NISN.
Data ini dinilai tidak valid karena tidak mungkin pada waktu yang sama peserta didik terdaftar aktif pada lebih dari satu sekolah.
Hasil kesepakatan bersama Tim BOS, perlakuan terhadap data peserta didik berganda adalah sebagai berikut:
- Sistem menghapus salah satu peserta didik dari anggota rombel. Perlakuan ini diterapkan pada peserta didik berganda yang terdaftar di sekolah yang sama.
- Sistem meregistrasikan keluar kedua data peserta didik sebagai peserta didik tidak aktif. Perlakuan ini diterapkan pada data peserta didik berganda yang terdaftar lebih dari satu sekolah.
Penyebab adanya data peserta didik berganda diidentifikasi karena perilaku penggunaan Aplikasi Dapodik diluar prosedur yang benar, diantaranya adalah :
- Peserta didik mutasi/lulus sudah diinput/ditarik di sekolah yang baru, namun di sekolah yang lama belum diregistrasikan keluar sebagai peserta didik mutasi/lulus.
- Registrasi aplikasi Dapodik menggunakan data prefill yang lama (tidak mengunduh kembali dari aplikasi generate prefill
- Installasi Aplikasi Dapodik dan input data sekolah yang sama pada beberapa komputer yang berbeda.
Sekolah yang termasuk dalam daftar validasi peserta didik berganda diharapkan segera melakukan langkah-langkah berikut ini :
- Lakukan sinkronisasi Aplikasi Dapodik atau registrasi ulang Aplikasi Dapodik jika diperlukan.
- Periksa kebenaran data peserta didik (jumlah peserta didik dan anggota rombel)
- Identifikasi data peserta didik yang ditandai tidak aktif.
- Jika peserta didik benar terdaftar dan aktif di sekolah pastikan data peserta didik dikembalikan dari menu PD Keluar dengan menggunakan tombol Batalkan.
Sekolah dilarang mengaktifkan data peserta didik yang sudah mutasi/lulus/keluar dikarenakan akan masuk kembali kedalam data peserta didik berganda.
Jika diperlukan lakukan konfirmasi kepada sekolah yang bersangkutan karena hal ini dapat merugikan sekolah dimana peserta didik tersebut aktif terdaftar.
- Lakukan sinkronisasi untuk mengirim perbaikan data.
Kepala sekolah yang yang teridentifikasi terdapat peserta didik berganda akan mendapatkan pesan singkat (SMS) dengan masking DIKDASMEN sebagai pemberitahuan resmi dari Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah.
Jika nomor handphone kepala sekolah tidak ditemukan maka akan diteruskan kepada operator sekolah. Bagi sekolah yang tidak mendapatkan pesan tersebut berarti data nomor handphone kepala sekolah dan operator yang terdata di Dapodik tidak valid atau tidak diisi. Informasi ini disampaikan pula kepada KKDATADIK Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota melalui email.
